Politique de confidentialité.
Comment LexBoard collecte et traite vos données personnelles dans le cadre de ses prestations juridiques, et comment vous pouvez exercer vos droits.
Objet de la présente politique de confidentialité
La protection de la vie privée et la sécurité des données personnelles sont importantes pour LexBoard.
La présente politique de confidentialité (la « Politique ») décrit comment et à quelles fins LexBoard collecte et traite des données personnelles dans le cadre de ses activités, notamment dans le cadre de ses prestations de services juridiques, de ses relations avec ses clients, prospects, fournisseurs, candidats, visiteurs de son site internet et autres tiers.
Dans la présente Politique, le terme « données personnelles » désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Le terme « personne concernée » désigne toute personne physique dont les données personnelles sont traitées par LexBoard.
Il est entendu que vous, en tant que client ou client potentiel, candidat à un emploi ou à une collaboration, fournisseur, visiteur du site [URL du site internet à compléter] (le « Site Web ») ou toute autre tierce partie, pouvez vous-même être une personne concernée.
Lorsque LexBoard traite des données personnelles, qu'elles proviennent directement de la personne concernée ou qu'elles soient collectées par d'autres moyens, ce traitement est effectué conformément à la présente Politique et en conformité avec les lois et réglementations applicables, notamment le Règlement général sur la protection des données (« RGPD »).
Aux fins de la législation et de la réglementation applicables en matière de protection des données, le responsable du traitement est :
LexBoard
Dénomination légale : [dénomination sociale à compléter]
Forme juridique : [forme juridique à compléter]
Siège social : [siège social à compléter]
Numéro d'entreprise : [numéro d'entreprise à compléter]
Barreau : [barreau à compléter]
Adresse e-mail de contact : [adresse e-mail à compléter]
Site internet : [URL du site internet à compléter]
Dans la présente Politique, les termes « LexBoard », « nous », « notre » ou « nos » désignent le responsable du traitement. Les termes « vous » ou « votre » désignent les personnes concernées.
La présente Politique ne constitue pas un contrat que nous concluons avec vous, mais un engagement relatif au traitement de vos données personnelles et à l'exercice de vos droits en tant que personne concernée.
I. Traitement différencié des données selon les catégories de personnes concernées
Selon la catégorie de personnes concernées à laquelle vous appartenez, LexBoard peut collecter et traiter les catégories de données suivantes vous concernant :
- Données d'identification : prénom, nom, date de naissance, société, fonction, profession, coordonnées, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone, copie de la carte d'identité ou du passeport lorsque cela est nécessaire ;
- Données administratives et financières : informations de facturation, numéro de TVA, numéro d'entreprise, coordonnées bancaires, informations relatives aux paiements, rémunération ou autres données nécessaires à la gestion administrative, comptable ou contractuelle ;
- Catégories particulières de données personnelles : données relatives notamment aux opinions politiques, aux convictions religieuses ou philosophiques, à l'appartenance syndicale, aux données génétiques, aux données biométriques aux fins d'identifier une personne physique de manière unique, aux données concernant la santé, ou aux données concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle d'une personne physique, uniquement à titre exceptionnel et dans la mesure nécessaire à l'exercice ou à la défense de droits en justice, au respect d'obligations légales ou déontologiques ou à la fourniture de conseils juridiques ;
- Données relatives aux condamnations pénales et aux infractions, si cela est nécessaire à l'exercice ou à la défense de droits en justice, au respect d'obligations légales ou déontologiques ou à la fourniture de conseils juridiques ;
- Données de cookies et données de navigation : informations collectées lors de la consultation du Site Web, conformément à notre Politique relative aux cookies ;
- Données de candidature : curriculum vitae, lettre de motivation, parcours académique et professionnel, diplômes, relevés de notes, langues parlées, statut juridique, domaines de pratique souhaités, résultats d'éventuels tests ou entretiens, prétentions salariales et toute autre donnée communiquée dans le cadre d'une candidature ;
- Autres données pertinentes : toutes les informations nécessaires à la fourniture de nos services juridiques, à la gestion de nos dossiers, à la gestion de nos relations contractuelles ou précontractuelles, et au respect de nos obligations légales, réglementaires ou déontologiques.
Dans le cadre de vos interactions avec LexBoard, vous pouvez appartenir à une ou plusieurs des catégories de personnes concernées décrites ci-dessous.
1. Vous êtes un client potentiel, un client de LexBoard ou vous travaillez pour l'un de ses clients
Si vous êtes un client potentiel ou un client de LexBoard, nous pouvons collecter et traiter des données vous concernant, ainsi que des données concernant vos employés, dirigeants, mandataires, représentants, bénéficiaires effectifs, administrateurs, associés, actionnaires ou autres personnes liées à votre organisation.
Nous collectons et traitons généralement les informations que vous nous fournissez avant que vous ne décidiez de faire appel à nos services, pendant la durée de notre relation avec vous ou dans le cadre de la gestion de nos obligations postérieures à cette relation.
Nous pouvons également recueillir et traiter des informations concernant les employés, dirigeants, mandataires ou représentants de votre organisation que vous nous communiquez. Dans ce cas, vous devez, dans la mesure nécessaire, leur remettre une copie de la présente Politique ou leur indiquer où elle peut être consultée.
Le cas échéant, nous pouvons également collecter et traiter des informations provenant de sources publiques, telles que des registres publics, publications officielles, sites web institutionnels, bases de données juridiques, publications de presse, le Moniteur belge, la Banque-Carrefour des Entreprises ou d'autres sources accessibles au public.
1.1. Gestion des dossiers et fourniture de services juridiques
LexBoard collecte et traite principalement vos données personnelles aux fins de la gestion des dossiers qui lui sont confiés et de la fourniture de services juridiques.
| Finalité du traitement | Catégorie de données | Base juridique |
|---|---|---|
| Établissement d'un devis ou d'une proposition d'intervention ; ouverture et gestion du dossier ; rédaction de documents juridiques ou contractuels ; conseils juridiques ; assistance dans le cadre de procédures judiciaires, administratives, fiscales, arbitrales ou transactionnelles ; assistance dans le cadre d'opérations ou de négociations ; et toute autre tâche que vous pourriez nous confier. | Données d'identification, données administratives et financières, autres données pertinentes. | Art. 6, §1, b), RGPD : exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée. |
| Même finalité, lorsque le dossier implique des catégories particulières de données personnelles. | Catégories particulières de données personnelles. | Art. 9, §2, f), RGPD : constatation, exercice ou défense de droits en justice. Le cas échéant : art. 9, §2, g), RGPD, pour des raisons d'intérêt public important fondées sur le droit applicable. |
| Même finalité, lorsque le dossier implique des données relatives aux condamnations pénales et aux infractions. | Données relatives aux condamnations pénales et aux infractions. | Art. 10 RGPD, dans la mesure où le traitement est autorisé par le droit applicable et nécessaire à la fourniture de services juridiques, à l'exercice ou à la défense de droits en justice ou au respect d'obligations légales ou déontologiques. |
À ces fins, les données peuvent être conservées pendant toute la durée de notre relation avec vous et jusqu'à [durée à compléter, par exemple 5 ans] après sa fin, ou pendant toute autre durée nécessaire au respect de nos obligations légales, réglementaires, comptables, fiscales ou déontologiques, ou à la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.
Les données susmentionnées peuvent, si nécessaire, être transférées à des tiers extérieurs à LexBoard, tels que les parties adverses, vos cocontractants, avocats, conseils, juges, greffiers, arbitres, médiateurs, experts, traducteurs, huissiers de justice, notaires, réviseurs, autorités administratives ou fiscales, autorités réglementaires, prestataires de services et toute autre personne impliquée dans le dossier ou susceptible de contribuer à sa bonne gestion.
Les personnes auxquelles nous pouvons transmettre vos données dépendent principalement du type de dossier concerné.
Si vous êtes impliqué dans une procédure judiciaire, administrative, fiscale, réglementaire, arbitrale, transactionnelle ou dans des négociations y afférentes, tout ou partie de vos données peuvent être communiquées aux personnes participant, à quelque titre que ce soit, à ces procédures ou négociations, notamment les parties adverses et leurs conseils, juges, arbitres, médiateurs, experts, greffiers, huissiers de justice ou autorités compétentes.
Si vous avez demandé un avis juridique, tout ou partie de vos données peuvent être transmises à certaines personnes susceptibles de nous assister dans la fourniture de cet avis, notamment d'autres avocats, spécialistes, experts, autorités administratives ou régulateurs.
Si vous êtes impliqué dans une opération ou transaction financière, patrimoniale, immobilière ou d'entreprise, telle qu'une constitution de société, une restructuration, une cession de titres, une acquisition, une cession d'actifs, une opération immobilière, une opération de financement ou une transmission patrimoniale, tout ou partie de vos données nécessaires à cette opération ou transaction peuvent être transmises aux parties concernées et, le cas échéant, aux autorités compétentes.
Nous pouvons également transférer tout ou partie de vos données à toute autorité compétente ou juridiction, sur demande ou lorsque cela est requis conformément aux lois et réglementations applicables.
Enfin, nous pouvons partager vos données personnelles avec des prestataires de services tiers, tels que des fournisseurs informatiques, des prestataires d'hébergement, des prestataires de services de communication, de facturation, de paiement, de comptabilité, d'archivage, d'assurance, de secrétariat ou d'administration.
Vos données étant liées à notre activité, elles peuvent également être transférées à un autre avocat ou cabinet d'avocats en cas de cession, transfert, restructuration, fusion, scission, changement d'avocat, succession professionnelle ou toute autre forme de réorganisation, dans le respect du RGPD, des règles de confidentialité et des règles déontologiques applicables.
Hormis les situations décrites ci-dessus, et dans le cadre de la gestion des dossiers, nous ne partageons pas vos données avec des tiers susceptibles de les utiliser à leurs propres fins.
1.2. Communications commerciales, actualités juridiques et invitations
Si nous entretenons une relation commerciale établie avec vous ou votre organisation, nous pouvons également traiter certaines de vos données à des fins de communication professionnelle.
| Finalité du traitement | Catégorie de données | Base juridique |
|---|---|---|
| Vous fournir des actualités juridiques, des publications, des invitations à des événements, des informations relatives à nos services ou des contenus liés à votre domaine d'intérêt potentiel, par e-mail ou par tout autre moyen de communication. | Données d'identification. | Art. 6, §1, f), RGPD : intérêts légitimes poursuivis par LexBoard. Lorsque la loi l'exige : art. 6, §1, a), RGPD, sur la base du consentement. |
Cette utilisation est motivée par notre intérêt légitime à accroître la visibilité de notre cabinet, à maintenir une relation professionnelle avec nos contacts et à développer nos activités. Nous tenons compte de vos intérêts en vous envoyant uniquement des contenus susceptibles de vous intéresser, compte tenu de votre activité, de votre fonction ou de notre relation avec vous, en vous permettant de vous désabonner ou de vous opposer facilement et à tout moment à ces communications, et en respectant les lois et réglementations applicables.
À ces fins, vos données personnelles peuvent être conservées et traitées tant que vous ne vous désinscrivez pas ou ne vous opposez pas aux communications que nous vous envoyons, ou pendant une durée de [durée à compléter] à compter du dernier contact pertinent.
Vos données ne seront jamais transférées à des partenaires commerciaux à des fins de communication marketing.
1.3. Respect des obligations légales, réglementaires et déontologiques
LexBoard peut traiter vos données personnelles pour mener des activités et des programmes visant à remplir ses obligations légales, réglementaires ou déontologiques, et pour répondre à toute demande émanant d'une autorité compétente.
1.3.1. Obligations en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme
| Finalité du traitement | Catégorie de données | Base juridique |
|---|---|---|
| Respect des obligations en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme : identification et vérification de l'identité du client, du mandataire ou du bénéficiaire effectif, évaluation des risques, conservation des informations et, le cas échéant, obligations de déclaration. | Données d'identification, données administratives et financières, autres données pertinentes. | Art. 6, §1, c), RGPD : respect d'une obligation légale. |
| Même finalité, lorsque le traitement implique des catégories particulières de données personnelles. | Catégories particulières de données personnelles. | Art. 9, §2, g), RGPD : raisons d'intérêt public important fondées sur le droit applicable. |
À cette fin, les données peuvent être conservées pendant une durée maximale de [durée à compléter, par exemple 10 ans] après la fin de la relation contractuelle, ou pendant toute autre durée imposée par la législation applicable.
Les données susmentionnées peuvent être transmises, lorsque cela est requis ou autorisé, aux autorités du barreau, à la Cellule de traitement des informations financières, aux autorités publiques ou à toute autre autorité compétente.
1.3.2. Obligations déontologiques
| Finalité du traitement | Catégorie de données | Base juridique |
|---|---|---|
| Respect des obligations déontologiques applicables aux avocats : confidentialité, indépendance, loyauté, prévention des conflits d'intérêts, secret professionnel, tenue des dossiers, conservation des archives et gestion des fonds de tiers. | Données d'identification, données administratives et financières, autres données pertinentes. | Art. 6, §1, c), RGPD : respect d'une obligation légale. |
| Même finalité, lorsque le traitement implique des catégories particulières de données personnelles ou des données relatives aux condamnations pénales et aux infractions. | Catégories particulières de données personnelles ; données relatives aux condamnations pénales et aux infractions. | Art. 9, §2, g), RGPD et, le cas échéant, art. 10 RGPD, dans la mesure où le traitement est nécessaire au respect d'obligations déontologiques ou autorisé par le droit applicable. |
À cette fin, les données peuvent être conservées pendant une durée de [durée à compléter, par exemple 5 ans] après la fin de votre relation contractuelle avec nous, ou pendant toute autre durée requise par les règles professionnelles applicables.
Les données susmentionnées sont communiquées uniquement aux personnes qui doivent y avoir accès au sein de LexBoard ou, lorsque cela est nécessaire, aux autorités ordinales ou compétentes.
1.3.3. Comptes de tiers
| Finalité du traitement | Catégorie de données | Base juridique |
|---|---|---|
| Informer les autorités ordinales compétentes des montants figurant en fin d'année sur les comptes de tiers, lorsque cette obligation est applicable. | Autres données pertinentes, notamment le montant figurant sur un compte de tiers. | Art. 6, §1, c), RGPD : respect d'une obligation légale. |
À cette fin, les données ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire pour satisfaire à l'obligation concernée.
Les données susmentionnées sont communiquées uniquement aux autorités ordinales compétentes et, le cas échéant, aux autorités publiques compétentes.
1.3.4. Obligations comptables, fiscales et administratives
| Finalité du traitement | Catégorie de données | Base juridique |
|---|---|---|
| Respect des obligations comptables, fiscales, administratives et de gestion interne. | Données d'identification, données administratives et financières, autres données pertinentes. | Art. 6, §1, c), RGPD : respect d'une obligation légale. Art. 6, §1, b), RGPD : exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles, le cas échéant. |
À cette fin, les données sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour satisfaire aux obligations comptables, fiscales et administratives applicables, et au minimum pendant les durées légales applicables.
Les données susmentionnées peuvent être communiquées aux comptables, réviseurs, commissaires, prestataires administratifs, sous-traitants, administrations publiques, administrations fiscales, autorités compétentes et prestataires informatiques.
1.4. Gestion interne du cabinet
LexBoard peut traiter vos données personnelles pour sa propre gestion interne.
1.4.1. Gestion des connaissances
| Finalité du traitement | Catégorie de données | Base juridique |
|---|---|---|
| Gestion des connaissances : conservation et réutilisation interne d'opinions juridiques, modèles d'actes, modèles de contrats, recherches, notes, analyses, précédents et documents de travail, dans le respect du secret professionnel et des règles déontologiques applicables. | Données d'identification, données administratives et financières, autres données pertinentes. | Art. 6, §1, f), RGPD : intérêts légitimes poursuivis par LexBoard. |
À cette fin, les données peuvent être conservées aussi longtemps que le document concerné demeure juridiquement, professionnellement ou historiquement pertinent, sous réserve des règles applicables en matière de confidentialité, de secret professionnel et de conservation.
Les données susmentionnées sont communiquées uniquement aux avocats, collaborateurs et membres du personnel habilités de LexBoard.
1.4.2. Présentations, propositions et appels d'offres
| Finalité du traitement | Catégorie de données | Base juridique |
|---|---|---|
| Répondre à des demandes de présentation, propositions de services, appels d'offres ou demandes d'information. | Données d'identification et autres données pertinentes. | Art. 6, §1, f), RGPD : intérêts légitimes poursuivis par LexBoard. |
À cette fin, les données peuvent être conservées aussi longtemps que le document concerné demeure pertinent ou pendant une durée de [durée à compléter].
Les données susmentionnées peuvent être communiquées aux prospects, clients potentiels, autorités chargées des achats, plateformes d'appels d'offres ou autres destinataires pertinents, qui peuvent, le cas échéant, être situés en dehors de l'Espace économique européen si la demande provient de l'extérieur de celui-ci.
1.4.3. Classements, annuaires professionnels et communications institutionnelles
| Finalité du traitement | Catégorie de données | Base juridique |
|---|---|---|
| Gestion des classements, annuaires professionnels, distinctions, références, biographies, communications institutionnelles et activités de visibilité professionnelle. | Données d'identification et autres données pertinentes. | Art. 6, §1, f), RGPD : intérêts légitimes poursuivis par LexBoard. |
À cette fin, les données peuvent être conservées aussi longtemps que nécessaire au regard de la finalité poursuivie ou pendant une durée de [durée à compléter].
Les données susmentionnées peuvent être communiquées aux opérateurs de classement, éditeurs d'annuaires professionnels, organisateurs d'événements, partenaires institutionnels ou prestataires impliqués dans ces activités.
1.4.4. Liste de contacts
| Finalité du traitement | Catégorie de données | Base juridique |
|---|---|---|
| Tenir une liste de contacts pour de futurs contacts individuels, professionnels ou institutionnels. | Données d'identification. | Art. 6, §1, f), RGPD : intérêts légitimes poursuivis par LexBoard. |
À cette fin, les données peuvent être conservées et traitées pendant [durée à compléter, par exemple 5 ans] après la fin de notre relation contractuelle ou du dernier contact pertinent, ou aussi longtemps qu'un litige, une procédure, une obligation légale ou un intérêt légitime pertinent subsiste.
Les données susmentionnées ne sont communiquées à personne en dehors de LexBoard, sauf lorsque cela est nécessaire à la gestion technique ou administrative de nos outils de contact.
2. Vous avez postulé pour un emploi, un stage ou une collaboration chez LexBoard
Si vous postulez à un emploi, à un stage ou à une collaboration chez LexBoard, nous collectons et traitons les informations relatives au recrutement que vous nous avez fournies dans votre curriculum vitae, votre lettre de motivation, vos échanges avec nous, vos entretiens, vos tests éventuels ou tout autre document de candidature.
Le cas échéant, nous pouvons également collecter et traiter des informations provenant de sources publiques, telles qu'Internet, des réseaux professionnels ou des publications accessibles au public, dans les limites autorisées par la législation applicable.
| Finalité du traitement | Catégorie de données | Base juridique |
|---|---|---|
| Évaluer votre adéquation au poste, au stage ou à la collaboration pour lequel vous avez postulé ; organiser les entretiens ; communiquer avec vous ; prendre une décision relative à votre candidature. | Données d'identification et données de candidature. | Art. 6, §1, b), RGPD : exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande. |
| Conserver vos données en vue de vous recontacter ultérieurement pour de futures opportunités, si vous n'êtes pas sélectionné. | Données d'identification et données de candidature. | Art. 6, §1, a), RGPD : consentement. |
LexBoard conservera vos données personnelles pendant la durée nécessaire au traitement de votre candidature et, en cas de refus, pendant une durée maximale de [durée à compléter, par exemple 2 ans] après notre dernier contact, sauf si vous consentez à une conservation plus longue afin que nous puissions vous contacter ultérieurement.
Vous pouvez retirer votre consentement ou vous opposer au traitement de vos données personnelles à tout moment. Dans ce cas, nous ne pourrons plus vous contacter concernant de nouvelles opportunités au sein de LexBoard.
Vos données seront communiquées uniquement au sein de LexBoard, aux avocats, collaborateurs et membres du personnel chargés du recrutement ou de l'évaluation de votre candidature, ainsi qu'aux prestataires techniques éventuels intervenant dans la gestion des candidatures.
3. Vous visitez notre Site Web
Si vous visitez notre Site Web, nous pouvons collecter automatiquement certaines informations concernant votre utilisation de celui-ci, notamment grâce aux technologies décrites dans notre Politique relative aux cookies.
Lors de votre visite sur le Site Web, vous pouvez choisir de nous contacter par e-mail, formulaire de contact, téléphone ou tout autre moyen mis à disposition. Dans ce cas, nous pouvons être amenés à collecter et traiter les informations que vous nous communiquez.
| Finalité du traitement | Catégorie de données | Base juridique |
|---|---|---|
| Répondre à votre demande, gérer votre prise de contact, vous fournir les informations demandées ou prendre des mesures précontractuelles à votre demande. | Données d'identification et autres données pertinentes. | Art. 6, §1, b), RGPD : mesures précontractuelles. Le cas échéant, art. 6, §1, f), RGPD : intérêts légitimes (gestion des communications et des demandes entrantes). |
LexBoard conservera vos données personnelles pendant une durée maximale de [durée à compléter, par exemple 1 an] après votre prise de contact, ou pendant une période plus longue si une relation contractuelle est établie avec vous, si une obligation légale l'impose ou si la conservation est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.
Nous ne transmettrons vos données à personne, sauf aux prestataires de services informatiques, d'hébergement, de communication ou de gestion du Site Web, dans la mesure nécessaire.
4. Vous êtes un fournisseur potentiel, un fournisseur de LexBoard ou vous travaillez pour l'un de ses fournisseurs
Si vous êtes un fournisseur potentiel ou un fournisseur de LexBoard, ou si vous travaillez pour l'un d'eux, nous pouvons collecter certaines informations vous concernant.
Nous traitons les informations que vous nous fournissez lors de la prospection, de la négociation, de la conclusion ou de l'exécution d'un contrat, ainsi que les informations que nous trouvons sur des sources publiques dans le cadre de la recherche ou de l'évaluation de fournisseurs.
Nous pouvons également recueillir et traiter des informations concernant les employés, représentants ou personnes de contact de votre organisation que vous nous communiquez. Dans ce cas, vous devez, dans la mesure nécessaire, leur remettre une copie de la présente Politique ou leur indiquer où elle peut être consultée.
4.1. Prospection de fournisseurs potentiels
| Finalité du traitement | Catégorie de données | Base juridique |
|---|---|---|
| Gestion de la prospection, de l'identification et de l'évaluation de nouveaux fournisseurs potentiels. | Données d'identification, données administratives et financières, autres données pertinentes. | Art. 6, §1, f), RGPD : intérêts légitimes poursuivis par LexBoard. |
LexBoard conservera vos données pendant une durée de [durée à compléter, par exemple 5 ans] après le dernier contact pertinent.
Les données seront utilisées exclusivement en interne chez LexBoard. Nous ne les transmettrons à personne, sauf à nos prestataires de services informatiques ou en cas de restructuration, fusion, scission, acquisition, cession ou transfert de tout ou partie de l'activité du cabinet.
4.2. Gestion des fournisseurs existants
| Finalité du traitement | Catégorie de données | Base juridique |
|---|---|---|
| Gestion des fournisseurs : infrastructure informatique, logiciels, comptabilité, banques, assurances, auditeurs, secrétariat social, services de recrutement, services administratifs, services de communication ou autres prestataires. | Données d'identification et données administratives et financières. | Art. 6, §1, b), RGPD : exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles. |
LexBoard conservera vos données pendant une durée de [durée à compléter, par exemple 5 ans] après la fin de la relation contractuelle, ou pendant toute autre durée nécessaire au respect de ses obligations légales, comptables, fiscales ou à la défense de ses droits.
Les données seront utilisées exclusivement en interne chez LexBoard. Nous ne les transmettrons à personne, sauf à nos prestataires informatiques ou autres fournisseurs lorsque cela est nécessaire, tels que les banques, compagnies d'assurance, auditeurs, experts-comptables, secrétariats sociaux, autorités publiques ou administrations compétentes, ou en cas de restructuration du cabinet.
4.3. Respect des obligations comptables et légales
| Finalité du traitement | Catégorie de données | Base juridique |
|---|---|---|
| Respect des obligations comptables, fiscales, administratives et légales applicables à LexBoard. | Données d'identification, données administratives et financières, autres données pertinentes. | Art. 6, §1, c), RGPD : respect d'une obligation légale. Art. 6, §1, b), RGPD : exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles, le cas échéant. |
À cette fin, les données ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire au regard des obligations applicables et de la bonne gestion de LexBoard.
Les données susmentionnées peuvent être communiquées aux comptables, réviseurs, commissaires, sous-traitants, administrations publiques, administrations fiscales, prestataires informatiques ou autres destinataires requis par la loi ou nécessaires à la gestion administrative.
4.4. Liste de contacts fournisseurs
| Finalité du traitement | Catégorie de données | Base juridique |
|---|---|---|
| Tenir une liste de contacts fournisseurs pour de futurs contacts individuels. | Données d'identification. | Art. 6, §1, f), RGPD : intérêts légitimes poursuivis par LexBoard. |
À cette fin, les données seront conservées tant que vous ne vous y opposerez pas, ou pendant une durée de [durée à compléter] après le dernier contact pertinent.
Les données susmentionnées ne seront communiquées à personne en dehors de LexBoard, sauf dans la mesure nécessaire à la gestion technique ou administrative de nos outils de contact.
5. Vous avez fourni volontairement vos données personnelles à LexBoard
Si vous fournissez volontairement vos données personnelles à LexBoard, par exemple en remettant votre carte de visite, en envoyant un e-mail, en vous inscrivant à une publication, en participant à un événement, en promouvant vos services auprès de LexBoard ou de l'un de ses avocats ou collaborateurs, ou par tout autre moyen ou pour toute autre raison, LexBoard peut collecter les données que vous fournissez ainsi.
| Finalité du traitement | Catégorie de données | Base juridique |
|---|---|---|
| Tenir une liste de contacts, vous contacter, vous fournir des actualités juridiques ou des informations sur des événements liés à nos services et à vos centres d'intérêt potentiels, promouvoir ou évaluer votre activité, répondre à votre demande ou poursuivre toute autre finalité pertinente au regard du contexte dans lequel vous avez fourni vos données. | Toutes les données fournies volontairement. | Art. 6, §1, a), RGPD : consentement. Art. 6, §1, f), RGPD : intérêts légitimes poursuivis par LexBoard. |
À ces fins, vos données personnelles peuvent être conservées pendant une durée de [durée à compléter, par exemple 5 ans] après le dernier contact pertinent.
Nous traiterons et utiliserons vos données personnelles uniquement aux fins pour lesquelles vous nous les avez fournies ou pour des finalités compatibles avec celles-ci, et nous ne communiquerons ces données que dans la mesure nécessaire à ces fins.
Le cas échéant, et lorsque cela est pertinent au regard du contexte dans lequel vous nous avez transmis vos données, vos données peuvent être transférées à des clients, partenaires ou contacts susceptibles d'être intéressés par vos services, sous réserve du respect des règles applicables.
6. LexBoard a reçu des données personnelles vous concernant de la part d'un tiers
Selon le cas, et si cela s'avère nécessaire à la bonne gestion d'un dossier, LexBoard peut recevoir de tiers des données personnelles concernant notamment les parties adverses de nos clients, leurs cocontractants, avocats, conseils, mandataires, dirigeants, administrateurs, associés, actionnaires, bénéficiaires effectifs, magistrats, greffiers, arbitres, médiateurs, experts, traducteurs, huissiers de justice, notaires, réviseurs, autorités publiques, autorités administratives ou fiscales, et autres personnes impliquées dans le dossier de nos clients.
6.1. Gestion du dossier du client
| Finalité du traitement | Catégorie de données | Base juridique |
|---|---|---|
| Rédaction de documents juridiques ou contractuels ; conseils juridiques appropriés aux clients ; assistance aux clients dans le cadre de procédures judiciaires, administratives, fiscales, arbitrales ou transactionnelles ; assistance dans le cadre d'opérations ou de négociations ; et toute autre tâche que nos clients pourraient nous confier. | Données d'identification et autres données pertinentes. | Art. 6, §1, f), RGPD : intérêts légitimes poursuivis par LexBoard ou par son client (fourniture de services juridiques, défense des intérêts du client, bonne gestion du dossier). |
| Même finalité, lorsque le dossier implique des catégories particulières de données personnelles. | Catégories particulières de données personnelles. | Art. 9, §2, f), RGPD : constatation, exercice ou défense de droits en justice. |
| Même finalité, lorsque le dossier implique des données relatives aux condamnations pénales et aux infractions. | Données relatives aux condamnations pénales et aux infractions. | Art. 10 RGPD, dans la mesure où le traitement est autorisé par le droit applicable et nécessaire à la fourniture de services juridiques, à l'exercice ou à la défense de droits en justice ou au respect d'obligations légales ou déontologiques. |
À ces fins, les données peuvent être conservées pendant toute la durée de la procédure, du dossier ou de la relation avec le client, et jusqu'à [durée à compléter, par exemple 5 ans] après sa clôture, ou pendant toute autre durée nécessaire au respect d'une obligation légale, réglementaire ou déontologique, ou à la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.
Les données susmentionnées peuvent, si nécessaire, être transférées à des tiers extérieurs à LexBoard, tels que les parties adverses de notre client, ses cocontractants, avocats, juges, greffiers, arbitres, médiateurs, experts, traducteurs, huissiers de justice, notaires et autres personnes impliquées dans le dossier du client, les prestataires de services, auditeurs, autorités publiques et toute autre personne que nous pourrions contacter dans le cadre de la gestion du dossier du client.
6.2. Respect des obligations légales ou déontologiques liées au dossier
| Finalité du traitement | Catégorie de données | Base juridique |
|---|---|---|
| Informer les autorités ordinales compétentes des montants figurant en fin d'année sur les comptes de tiers, lorsque cette obligation est applicable. | Autres données pertinentes, notamment le montant figurant sur un compte de tiers. | Art. 6, §1, c), RGPD : respect d'une obligation légale. |
À cette fin, les données ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire pour satisfaire à l'obligation concernée.
Les données susmentionnées sont communiquées uniquement aux autorités ordinales compétentes et, le cas échéant, aux autorités publiques compétentes.
6.3. Gestion interne
LexBoard peut traiter certaines données personnelles reçues de tiers pour sa propre gestion interne, dans le respect du secret professionnel, des règles de confidentialité et des obligations déontologiques applicables.
6.3.1. Gestion des connaissances
| Finalité du traitement | Catégorie de données | Base juridique |
|---|---|---|
| Gestion des connaissances : opinions, modèles d'actes et de contrats, recherches, analyses, notes et précédents internes. | Données d'identification, données administratives et financières, autres données pertinentes. | Art. 6, §1, f), RGPD : intérêts légitimes poursuivis par LexBoard. |
À cette fin, les données peuvent être conservées aussi longtemps que le document concerné demeure juridiquement, professionnellement ou historiquement pertinent, sous réserve des règles applicables en matière de confidentialité, de secret professionnel et de conservation.
Les données susmentionnées sont communiquées uniquement aux avocats, collaborateurs et membres du personnel habilités de LexBoard.
6.3.2. Liste de contacts
| Finalité du traitement | Catégorie de données | Base juridique |
|---|---|---|
| Tenir une liste de contacts pour de futurs contacts individuels, professionnels ou institutionnels. | Données d'identification. | Art. 6, §1, f), RGPD : intérêts légitimes poursuivis par LexBoard. |
À cette fin, les données seront conservées tant que vous ne vous y opposerez pas, ou pendant une durée de [durée à compléter] après le dernier contact pertinent.
Les données susmentionnées ne seront communiquées à personne en dehors de LexBoard, sauf dans la mesure nécessaire à la gestion technique ou administrative de nos outils de contact.
6.4. Communications professionnelles
Si nous entretenons une relation commerciale ou professionnelle établie avec vous ou votre organisation, nous pouvons également utiliser vos données personnelles à des fins de communication professionnelle.
| Finalité du traitement | Catégorie de données | Base juridique |
|---|---|---|
| Vous fournir des actualités juridiques, publications, invitations à des événements ou informations liées à nos services et à votre domaine d'intérêt potentiel, par e-mail ou par tout autre moyen de communication. | Données d'identification. | Art. 6, §1, f), RGPD : intérêts légitimes poursuivis par LexBoard. Lorsque la loi l'exige : art. 6, §1, a), RGPD, sur la base du consentement. |
Cette utilisation est motivée par notre intérêt à accroître la visibilité de notre cabinet, à maintenir une relation professionnelle avec nos contacts et à développer nos activités. Nous tenons compte de vos intérêts en vous envoyant uniquement des contenus susceptibles de vous intéresser, en vous permettant de vous désabonner ou de vous opposer facilement et à tout moment à ces communications, et en respectant les lois et réglementations applicables.
À ces fins, vos données personnelles peuvent être conservées et traitées tant que vous ne vous désinscrivez pas ou ne vous opposez pas aux communications que nous vous envoyons, ou pendant une durée de [durée à compléter] à compter du dernier contact pertinent.
Vos données ne seront jamais transférées à des partenaires commerciaux à des fins de communication marketing.
II. Informations concernant les traitements susmentionnés
Les données susmentionnées peuvent également être utilisées par LexBoard aux fins de la constatation, de l'exercice ou de la défense de droits en justice, de la gestion générale du cabinet, de la tenue d'archives, de la prévention des risques, de la sécurité informatique, de la continuité des activités ou de la documentation de nos obligations légales, réglementaires et déontologiques.
Ces traitements peuvent notamment être fondés sur l'article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD, lorsque le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par LexBoard ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée.
Lorsque vos données sont traitées sur la base de votre consentement explicite, conformément à l'article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD ou, le cas échéant, à l'article 9, paragraphe 2, point a), du RGPD, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Ce retrait n'affecte toutefois pas la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait.
Lorsque vos données sont traitées sur la base de notre intérêt légitime, conformément à l'article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD, vous pouvez vous opposer à un tel traitement dans les limites prévues par l'article 21 du RGPD.
III. À qui transmettons-nous vos données ?
Au sein de LexBoard, l'accès à vos données personnelles est limité aux avocats, collaborateurs, employés et prestataires habilités, selon le principe du besoin d'en connaître ou lorsque la loi, une obligation déontologique ou la bonne gestion du dossier l'exige.
Pour les finalités énumérées ci-dessus, ou conformément aux exigences légales, LexBoard peut transférer vos données personnelles à des destinataires situés à l'intérieur et/ou à l'extérieur de l'Espace économique européen, notamment :
- avocats, conseils, experts, notaires, huissiers de justice, réviseurs, médiateurs, arbitres, traducteurs ou autres intervenants professionnels, lorsque cela est nécessaire à la bonne gestion de votre dossier ou à la fourniture de nos services ;
- parties adverses, cocontractants, autorités administratives, fiscales, judiciaires ou réglementaires, lorsque cela est nécessaire ou requis ;
- prestataires de services externes, notamment fournisseurs d'infrastructure informatique, hébergeurs, fournisseurs de logiciels, prestataires de messagerie électronique, comptables, banques, compagnies d'assurance, commissaires, auditeurs, secrétariats sociaux, prestataires de recrutement, prestataires de paiement, prestataires d'archivage et autres sous-traitants ;
- autorités ordinales, barreaux, autorités publiques, administrations fiscales ou toute autre autorité compétente ;
- tout autre destinataire nécessaire à la bonne exécution des finalités décrites dans la présente Politique.
LexBoard ne transférera pas vos données personnelles vers des pays situés en dehors de l'Espace économique européen, sauf si le pays tiers concerné a fait l'objet d'une décision d'adéquation de la Commission européenne conformément à l'article 45 du RGPD, ou si des garanties appropriées ont été mises en œuvre conformément à l'article 46 du RGPD, telles que les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, ou si une dérogation prévue par le RGPD s'applique, notamment lorsque le transfert est nécessaire à l'exécution d'un contrat avec vous, à la mise en œuvre de mesures précontractuelles prises à votre demande, ou à la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.
Lorsque le traitement de vos données personnelles est délégué à un tiers agissant comme sous-traitant, LexBoard veille à ce que ce tiers prenne les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité de vos données personnelles et les traite conformément aux lois et réglementations applicables en matière de protection des données, uniquement sur nos instructions documentées.
LexBoard peut également divulguer vos données personnelles lorsque cela est nécessaire pour se conformer aux lois et réglementations applicables, aux règles professionnelles et déontologiques, ou pour protéger ses intérêts légitimes.
Vos données personnelles peuvent également être transférées en dehors de LexBoard, conformément au RGPD et aux règles de confidentialité applicables, en cas de réorganisation, fusion, scission, acquisition, cession, transfert d'activité, succession professionnelle, changement d'avocat ou à votre demande en tant que client de LexBoard.
Hormis ces situations et celles mentionnées pour chaque type de traitement, nous ne partageons pas vos données personnelles avec des tiers. En particulier, nous ne transférons jamais vos données personnelles à des partenaires commerciaux à des fins de marketing.
IV. Pendant combien de temps traitons-nous vos données personnelles ?
LexBoard ne conserve vos données personnelles que pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, telles que précisées ci-dessus pour chaque type de traitement, sauf si une obligation légale, réglementaire, fiscale, comptable ou déontologique, ou la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice, exige une conservation plus longue.
Les différentes durées de conservation applicables à chaque catégorie de données personnelles ou à chaque finalité de traitement sont détaillées dans la présente Politique.
Lorsque plusieurs durées de conservation sont applicables à une même donnée, LexBoard conserve cette donnée pendant la durée la plus longue nécessaire au regard des finalités concernées, dans le respect du principe de limitation de la conservation.
V. Comment assurons-nous la sécurité de vos données personnelles ?
LexBoard met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, l'altération, la divulgation non autorisée, l'accès non autorisé ou toute autre forme de traitement illicite.
Ces mesures peuvent notamment inclure, selon les circonstances :
- des mesures de contrôle d'accès ;
- l'utilisation de mots de passe, d'authentification renforcée ou d'outils de gestion des accès ;
- des pare-feu, logiciels antivirus et autres mesures de sécurité informatique ;
- une infrastructure informatique sécurisée ;
- des sauvegardes et mesures de continuité ;
- une limitation de l'accès interne à certains fichiers, documents, outils ou espaces ;
- des mesures de confidentialité contractuelles et organisationnelles ;
- la sensibilisation des avocats, collaborateurs, employés et prestataires ayant accès aux données personnelles ;
- le recours à des prestataires présentant des garanties suffisantes en matière de sécurité et de protection des données.
LexBoard fait tout son possible pour s'assurer que toute personne ayant accès à vos données personnelles respecte les mesures de sécurité, les règles de confidentialité, le secret professionnel et les principes imposés par LexBoard ou par les lois et réglementations applicables en matière de protection des données.
VI. Quels sont vos droits en tant que personne concernée ?
Dans les limites prévues par les articles 15 à 22 du RGPD et par les autres lois et réglementations applicables, les personnes concernées disposent notamment des droits suivants concernant les données personnelles traitées par LexBoard :
- le droit d'accès : vous pouvez nous demander d'accéder aux données personnelles que nous détenons à votre sujet ;
- le droit de rectification : vous pouvez nous demander de rectifier des données inexactes ou de compléter des données incomplètes ;
- le droit à l'effacement : vous pouvez nous demander l'effacement de données personnelles pour lesquelles il n'existe plus de fondement juridique au traitement, sous réserve des exceptions applicables ;
- le droit à la limitation du traitement : vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données personnelles dans certains cas ;
- le droit d'opposition : vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles pour des raisons tenant à votre situation particulière, lorsque le traitement est fondé sur l'intérêt légitime ;
- le droit de vous opposer à la prospection directe : vous pouvez vous opposer à tout moment au traitement de vos données à des fins de prospection directe ;
- le droit de ne pas faire l'objet d'une décision individuelle automatisée : vous avez le droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative ;
- le droit à la portabilité des données : lorsque les conditions légales sont réunies, vous pouvez demander à recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou demander leur transmission à un autre responsable du traitement.
L'exercice de ces droits peut être limité dans certains cas, notamment lorsque la loi, les règles déontologiques, le secret professionnel, la confidentialité des échanges entre avocat et client, la protection des droits et libertés d'autrui ou la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice l'exigent.
Vous pouvez exercer ces droits en nous contactant aux coordonnées suivantes :
LexBoard
Dénomination légale : [dénomination sociale à compléter]
Adresse postale : [adresse postale à compléter]
E-mail : [adresse e-mail de contact confidentialité à compléter]
Les questions, commentaires et réclamations relatifs à la présente Politique peuvent être envoyés à la même adresse.
Si vous n'êtes pas satisfait de la manière dont nous avons traité votre demande, vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité belge de protection des données :
Autorité de protection des données / Gegevensbeschermingsautoriteit
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
Belgique
E-mail : contact@apd-gba.be
Site internet : www.autoriteprotectiondonnees.be / www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
Vous pouvez également utiliser le formulaire de plainte mis à disposition par l'Autorité belge de protection des données : [lien vers le formulaire de plainte à compléter].
VII. Modifications de la présente Politique
LexBoard se réserve le droit de modifier, compléter ou mettre à jour la présente Politique à tout moment, notamment pour tenir compte de modifications légales, réglementaires, déontologiques, techniques ou organisationnelles.
Ces modifications seront communiquées par le biais du Site Web et/ou par tout autre moyen approprié, compte tenu de leur nature. Sauf indication contraire, les modifications entreront en vigueur à la date de leur publication sur le Site Web ou à toute autre date indiquée.
La version la plus récente de la présente Politique sera disponible sur notre Site Web.
Dernière mise à jour : [date à compléter]